1.1. Настоящая политика обработки персональных данных (далее – Политика) составлена в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» и определяет порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению безопасности персональных данных обществом с ограниченной ответственностью «ВЕБАПЕКС» (далее – Оператор).

1.2. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает ООО «ВЕБАПЕКС» (ОГРН 1211600065027, ИНН 1683001087).

1.3. Во исполнение требований ч. 2 ст. 18.1 Закона о персональных данных настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на сайте Оператора по адресу: https://hmsystem.ru/.

1.4. Правовые основания обработки персональных данных: Гражданский кодекс РФ; Трудовой кодекс РФ; Налоговый кодекс РФ; устав ООО «ВЕБАПЕКС»; гражданско-правовые и трудовые договоры, заключаемые между оператором и субъектами персональных данных; согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных; иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные документы исполнительных органов государственной власти.

2.1. Персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

2.2. Персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения – это персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных путем дачи согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.

2.3. Оператор персональных данных (оператор) – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

2.4. Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования.

2.5. Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

2.6. Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

2.7. Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).

2.8. Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

2.9. Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

2.10. Информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку, информационных технологий и технических средств.

2.11. Трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

3.1.1 Обработка персональных данных осуществляется Оператором в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

3.1.2. Обработка персональных данных включает в себя в том числе:

• сбор;
• запись;
• систематизацию;
• накопление;
• хранение;
• уточнение (обновление, изменение);
• извлечение;
• использование;
• передачу (предоставление, доступ);
• распространение;
• обезличивание;
• блокирование;
• удаление;
• уничтожение.

3.2. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3.3. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

3.4. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, может быть предоставлено оператору:

• непосредственно;
• с использованием информационной системы уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.

3.5. Оператор осуществляет как автоматизированную, так и не автоматизированную обработку персональных данных.

3.6. Обработка персональных данных осуществляется путем:

• получения персональных данных в устной и письменной форме непосредственно с согласия субъекта персональных данных на обработку или распространение его персональных данных;
• внесения персональных данных в журналы, реестры и информационные системы Оператора;
• использования иных способов обработки персональных данных.

3.8. Оператор передает ПД третьим лицам в следующих случаях:

• субъект выразил свое согласие на такие действия;
• передача предусмотрена российским или иным применимым законодательством в рамках установленной законодательством процедуры.

3.9. Передача персональных данных органам дознания и следствия, в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и другие уполномоченные органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

3.10. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе (но, не ограничиваясь):

• определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;
• принимает локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;
• создает необходимые условия для работы с персональными данными;
• организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;
• хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;
• принимает иные меры, необходимые для защиты персональных данных.

4.1. Категории субъектов персональных данных:

• физические лица, состоящие с Оператором в трудовых отношениях;
• физические лица, уволившиеся от Оператора;
• физические лица, являющиеся кандидатами на работу;
• физические лица, состоящие с Оператором в гражданско-правовых отношениях;
• пользователи сайта Оператора: https://hmsystem.ru/.

4.2. Виды ПД, которые обрабатывает Оператор:

• данные, полученные при осуществлении трудовых отношений;
• данные, полученные для осуществления отбора кандидатов на работу;
• данные, полученные при осуществлении гражданско-правовых отношений;
• данные, полученные от пользователей сайта Оператора (https://hmsystem.ru/).

4.3. ПД, обрабатываемые Оператором:

• фамилии, имени, отчества;
• даты и места рождения;
• адреса места жительства и места регистрации;
• адреса электронной почты;
• контактного телефона;
• сведения об аккаунте в мессенджере;
• профессии;
• занимаемой должности;
• сведений о стаже работы;
• иной информации, предоставляемой Субъектом персональных данных Оператору на веб-сайте.

4.4. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки. Обработка Оператором персональных данных осуществляется в следующих целях:

4.4.1. Обеспечение соблюдения Конституции, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации;

4.4.2. Осуществление своей деятельности;

4.4.3. Ведение кадрового делопроизводства;

4.4.4. Содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества;

4.4.5. Привлечение и отбор кандидатов на работу у Оператора;

4.4.6. Организация постановки на индивидуальный (персонифицированный) учет работников в системе обязательного пенсионного страхования;

4.4.7. Заполнение и передача в органы исполнительной власти и иные уполномоченные организации требуемых форм отчетности;

4.4.8. Осуществление гражданско-правовых отношений;

4.4.9. Ведение бухгалтерского учета;

4.4.10. Регистрация в Saas-системе HMS и ее дальнейшее использование в соответствии с полученным доступом, в том числе, но, не ограничиваясь, для интеграции с CRM-системой от HMS и с ChatBot в мессенджере Telegram;

4.4.11. Уведомление субъекта ПД об изменениях, дополнениях к оказываемым по договору с ним услугам;

4.4.12. Рассылка рекламных и маркетинговых материалов и сообщений, в том числе, с использованием мессенджеров;

4.4.13. Получение обратной связи, отзывов и рекомендаций от Субъекта;

4.4.14. Проведение опросов для эффективной коммуникации с действующими и потенциальными клиентами Оператора.

4.4.15. Предоставление субъекту информации об услугах Saas-системы HMS, расположенной в сети Интернет по адресу: https://hmsystem.ru/;

4.4.16. Техническое обслуживание клиентов Saas-системы HMS;

4.4.17. Формирование аналитических отчетов по работе Saas-системы HMS;

4.4.18. Иные цели, если это является обязательным в соответствии с положениями законодательства Российской Федерации.

4.5. Обработка персональных данных работников может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов.

4.6. В целях обеспечения наилучшей работы сайта https://hmsystem.ru/ Оператор собирает технические данные с устройства Субъектов, к ним относятся:

• информация о пользовательских действиях на Сайте;
• IP-адреса;
• данные о местоположении;
• cookie-файлы.

Такие данные сохраняются автоматически и обрабатываются Оператором обезличенно. Основанием для обработки этих данных является согласие, которое Субъект выражает, продолжая использовать сайт после предупреждения об использовании данных.

Большинство веб-браузеров скачивает сookies автоматически. Если Субъект не согласен с использовать сookies с его устройства, он может покинуть сайт или изменить настройки своего веб-браузера.

5.1. Основные права субъекта ПД.

5.1.1. Субъект имеет право на доступ к его персональным данным и следующим сведениям:

• подтверждение факта обработки ПД Оператором;
• правовые основания и цели обработки ПД;
• цели и применяемые Оператором способы обработки ПД;
• наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к ПД или которым могут быть раскрыты ПД на основании договора с Оператором или на основании федерального закона;
• сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
• порядок осуществления субъектом ПД прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом;
• наименование или фамилия, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку ПД по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
• обращение к Оператору и направление ему запросов;
• обжалование действий или бездействия Оператора.

5.1.2. Субъект имеет право обратиться к Оператору для исправления неточных или неполных персональных данных.

5.1.3. Субъект имеет право в любой момент отозвать свое согласие на обработку персональных данных, написав Оператору письменное заявление на адрес, указанный в реквизитах или электронное заявление, подписанное согласно законодательству Российской Федерации в области электронной подписи, на адрес электронной почты info@webapex.ru.

5.1.4. Субъект имеет право запросить удаление его персональных данных, которые есть у Оператора, за исключением случаев, когда Оператор обязан хранить эти данные по закону. В некоторых случаях при удалении персональных данных или отзыве согласия на их обработку оказание услуг может стать невозможным.

5.2. Обязанности Оператора:

5.2.1. При сборе ПД предоставить информацию об обработке ПД;

5.2.2. В случаях если ПД были получены не от субъекта ПД, уведомить субъекта;

5.2.3. При отказе в предоставлении ПД субъекту разъясняются последствия такого отказа;

5.2.4. Опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки ПД, к сведениям о реализуемых требованиях к защите ПД;

5.2.5. Принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты ПД от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения ПД, а также от иных неправомерных действий в отношении ПД;

5.2.6. Давать ответы на запросы и обращения субъектов ПД, их представителей и уполномоченного органа по защите прав субъектов ПД.

6.1. Хранение ПД.

6.1.1 ПД субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

6.1.2. ПД, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа.

6.1.3. ПД субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках.

6.1.4. Не допускается хранение и размещение документов, содержащих ПД, в открытых электронных каталогах (файлообменниках) в ИСПД.

6.1.5. Хранение ПД в форме, позволяющей определить субъекта ПД, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

6.2. Оператор осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором или соглашением.

6.3. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети интернет, Оператор обеспечивает запись, систематизацию,

накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, указанных в Законе о персональных данных.

6.2. Уничтожение ПД.

6.2.1. Уничтожение документов (носителей), содержащих ПД, производится путем сожжения, дробления (измельчения), химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок. Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера.

6.2.2. ПД на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя.

6.2.3. Факт уничтожения ПД подтверждается документально актом об уничтожении носителей.

7.1. Подтверждение факта обработки персональных данных Оператором, правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона о персональных данных, предоставляются Оператором субъекту персональных данных или его представителю при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя.

В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

7.2.1. Запрос должен содержать:

• номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
• сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором;
• подпись субъекта персональных данных или его представителя.

7.2.2. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона о персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.

7.3. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с ч. 8 ст. 14 Закона о персональных данных, в том числе если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.

7.4.1. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.

7.4.2. В случае подтверждения факта неточности персональных данных Оператор на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо Роскомнадзором, или иных необходимых документов уточняет персональные данные в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.

7.5. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении (запросе) субъекта персональных данных или его представителя либо Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения запроса.

7.6. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если:

• иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
• оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или иными федеральными законами;
• иное не предусмотрено другим соглашением между Оператором и субъектом персональных данных.

7.7. Адрес эл. почты Оператора для направления заявлений и запросов от Субъектов ПД: info@webapex.ru.

8.1 Оператор и иные лица, получившие доступ к Персональным данным, обязуются не раскрывать третьим лицам Персональные данные без согласия Субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством РФ.

8.2 Обеспечение конфиденциальности не требуется в отношении:

• Персональных данных после их обезличивания;
• Персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен Субъектом персональных данных либо по его просьбе;
• Персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с законодательством РФ.

9.1. Если по тем или иным причинам одно или несколько положений Политики будут признаны недействительными или не имеющими юридической силы, это не оказывает влияния на действительность или применимость остальных положений Политики.

9.2. Оператор вправе в любой момент изменять Политику (полностью или в части) в одностороннем порядке без предварительного согласования с Субъектом персональных данных. Все изменения вступают в силу на следующий день после размещения на сайте https://hmsystem.ru/.

9.3. Субъект персональных данных обязуется самостоятельно следить за изменениями Политики путем ознакомления с актуальной редакцией.

Общество с ограниченной ответственностью «ВЕБАПЕКС» (ООО «ВЕБАПЕКС»)

420500, Республика Татарстан, Верхнеуслонский район, г. Иннополис, ул. Университетская, д.7, помещение 60

ИНН 1683001087, ОГРН 1211600065027

Эл. почта: info@webapex.ru